Wat ga je doen als Projectadministrateur Subsidies

Als projectadministrateur subsidies werk je aan meerdere subsidieprojecten tegelijk, variërend van kortlopende trajecten tot projecten die meerdere jaren lopen. In jouw rol ben je verantwoordelijk voor een volledige subsidie administratie en dat collega’s kunnen vertrouwen op de cijfers die jij oplevert.

Je richt projectadministraties in en houdt deze actueel. Dat betekent ook dat je soms moet doorvragen en collega’s helpt om hun administratie op orde te brengen. Je verwerkt uren en kosten in Visma en zorgt dat subsidiedossiers volledig en controleerbaar zijn. Daarmee leg je de basis voor een goede verantwoording richting subsidieverstrekkers en accountants. Je vertaalt de administratie naar bruikbare informatie voor lectoren en projectleiders. Met jouw rapportages krijgen zij helder zicht op hun budget, uitgaven en de ruimte die er nog is binnen een project. Je signaleert afwijkingen en risico’s en bespreek deze met de subsidiecontroller.

Tegelijkertijd kijk je verder dan de dagelijkse administratie. Kansen om processen slimmer en efficiënter in te richten herken je snel. Je draagt actief bij aan de verdere ontwikkeling en automatisering van de projectadministratie en helpt zo de stap te maken van uitvoerend werk naar meer analyseren en adviseren.

Jouw werkplek

Je komt te werken op de afdeling Financial Control binnen de dienst Finance & Control, het financiële hart van Hogeschool Leiden. De afdeling Financial Control bestaat uit 12 enthousiaste medewerkers en werkt nauw samen met de afdeling Concern Control en de Business Controllers. Binnen de subsidiedesk werk je nauw samen met de subsidiecontroller. Waar de controller zich vooral richt op de voorkant van subsidieprojecten, ligt jouw focus op de administratie en verantwoording. Samen zorgen jullie voor overzicht, kwaliteit en continuïteit. De samenwerking binnen het team is laagdrempelig en betrokken. Collega’s weten elkaar makkelijk te vinden, stemmen regelmatig af en ondersteunen elkaar waar nodig. Je werkt vanuit onze locatie aan de Vondellaan maar bent ook vaak te vinden op de hogeschool zelf. Dit om samen te werken met collega’s uit de faculteiten en feeling te houden met wat er speelt.

Wat we jou bieden als Projectadministrateur Subsidies

Bij ons draait het om jouw werkplezier en ontwikkeling. Daarom bieden we jou:

een fulltime bruto salaris tussen de € 3.667,97 en € 5.154,67 per maand (op basis van schaal 9, cao-hbo);
een dienstverband van 12 maanden (32–40 uur per week), met de intentie tot verlenging bij goed functioneren;
tot wel 53 vakantiedagen per jaar bij een gekozen werkweekvariant van 40 uur;
8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering;
een gezonde werk-privébalans waarbij hybride werken mogelijk is;
een gunstige pensioenregeling via ABP, collectieve ziektekostenverzekering en (betaald) ouderschapsverlof;
diverse cursussen via ons loopbaan- en vitaliteitsplatform.

Wil je meer weten? Lees via deze link meer over onze arbeidsvoorwaarden.

Over Hogeschool Leiden

Bij Hogeschool Leiden zien we wie je bent. We gaan met je in gesprek over wat jij nodig hebt om prettig te werken en je te ontwikkelen als professional. We geloven dat een persoonlijke benadering het verschil maakt. Samen met studenten en werkveldpartners vormen we een betrokken netwerk. Met praktijkgericht onderzoek en onderwijs dragen we bij aan de ontwikkeling van studenten, de organisatie en de maatschappij.

We streven naar een diverse en inclusieve werkomgeving, waar iedereen zich welkom voelt en kan bijdragen. We moedigen sollicitaties aan van iedereen die zich in deze functie herkent, ongeacht achtergrond, genderidentiteit, leeftijd of beperking.
Hogeschool Leiden: Gezien en gehoord.

Wat je meebrengt als Projectadministrateur Subsidies

In deze rol is het belangrijk dat je zorgvuldig werkt en het overzicht bewaart, ook wanneer je met meerdere projecten tegelijk bezig bent. Je werkt veel samen met collega’s binnen de faculteiten. Dat vraagt dat je helder communiceert en waar nodig doorvraagt. Niet iedereen is gewend om kosten en uren tot in detail te verantwoorden; jij helpt daarbij en bewaakt de kwaliteit. Verder breng je mee:

een financiële of bedrijfseconomische opleiding en hbo werk- en denkniveau;
ervaring met (project)administratie, bij voorkeur binnen subsidieprojecten;
excel-vaardigheden en het vermogen om rapportages op te bouwen en te analyseren;
ervaring met financiële systemen; kennis van Visma is een pré;
affiniteit met het onderwijs en onderzoek.

Is je interesse gewekt?

Solliciteer dan via de sollicitatieknop vóór 13 april 2026. Vragen over de vacature? Laat het Chantal Mackay, Manager Financial Control weten via 06-41144983 of mackay.c@hsleiden.nl. Goed om te weten:

de interne/externe sollicitatieprocedure loopt tegelijk. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang;
een online screening, assessment en referentiecheck kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces;
voordat je bij ons in dienst komt, lever je een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan;
werk je bij een bureau en wil je een kandidaat voorstellen voor deze vacature bij Hogeschool Leiden? Bedankt, maar hier gaan we niet op in. We werven onze nieuwe collega graag zelf.