Managementassistent Bestuursbureau

Wat ga je doen als Managementassistent Bestuursbureau

Als managementassistent bij Hogeschool Leiden werk je samen met je collega’s in het Bestuurssecretariaat om het College van Bestuur (CvB) en de secretaris optimaal te ondersteunen. Jij zorgt ervoor dat alles vlot en georganiseerd verloopt, zodat het CvB zich volledig kan richten op hun werk. Je schakelt met veel verschillende mensen binnen en buiten de hogeschool, van de lector tot de gemeente. Dit vraagt om bestuurlijke sensitiviteit: je begrijpt welke onderwerpen prioriteit hebben en weet precies hoe je belangen kunt afwegen. Door jouw gestructureerde aanpak en overzicht kunnen complexe planningen en belangrijke afspraken zonder haperingen doorgaan. Dit maakt de rol uitdagend én leuk: je zit dicht op de besluitvorming en ziet direct de impact van jouw werk. Het stellen van de juiste prioriteiten is essentieel, zodat de belangrijke zaken voorrang krijgen en de dagelijkse gang van zaken soepel blijft verlopen. Jouw werkzaamheden:

• complex agendabeheer en prioriteren van afspraken;
• verzamelen en verzenden van vergaderstukken;
• voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
• helpen organiseren van overleggen en evenementen;
• verzorgen van correspondentie en afhandeling van mail, post en telefoon;
• beheren en actualiseren van documentatie, dossiers en archief.

Jouw werkplek

Het Bestuurssecretariaat maakt deel uit van het Bestuursbureau. Het Bestuursbureau is het aanspreekpunt met betrekking tot bestuurlijke en juridische zaken voor zowel interne als externe relaties. Het Bestuursbureau ondersteunt en bereidt onder meer de diverse besluitvormende en bestuurlijke overleggen voor zoals het CvB-overleg, vergaderingen met de Raad van Toezicht en meerdere in- en externe overleggen. Het Bestuursbureau wordt aangestuurd door de secretaris van Hogeschool Leiden.

Wat we jou bieden als Managementassistent Bestuursbureau

Wij luisteren naar jouw wensen zodat jij goed in je vel zit, werkplezier hebt en jezelf kan blijven ontwikkelen. Een laptop en telefoon hoort hier vanzelfsprekend bij. Onze arbeidsvoorwaarden bestaan onder andere uit:

• een bruto maandsalaris tussen de € 3.184,53 en € 4.208,14, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (op basis van een fulltime dienstverband, schaal 8, cao-hbo);
• een dienstverband van 12 maanden voor 24-32 uur per week. Werkt het goed? Dan bieden we je graag een vast dienstverband;
• een ruime vakantiedagenregeling;
• 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering;
• de keuze afhankelijk van de woon-werkafstand voor een NS Businesscard of reiskostenvergoeding;
• een gunstige pensioenregeling via ABP, collectieve ziektekostenverzekering en (betaald) ouderschapsverlof;
• een gezonde werk-privébalans;
• diverse cursussen via ons loopbaan- en vitaliteitsplatform.

* In lijn met de cao worden de salarissen per 1 januari 2025 verhoogd met 4%.

Wil je meer weten? Lees via deze link meer over onze arbeidsvoorwaarden.

Over Hogeschool Leiden

Wat voor onze studenten geldt, geldt ook voor onze medewerkers: we zien wie je bent. En we gaan met je in gesprek over wat jij nodig hebt om prettig te werken en je te blijven ontwikkelen als professional. We geloven dat een persoonlijke benadering het verschil maakt. Hier kennen en helpen we elkaar als dat nodig is. Of je nu docent bent, onderzoeker of medewerker bij een van onze diensten. Samen met onze studenten en partners in het werkveld zijn we één samenhangend netwerk. Met praktijkgericht onderzoek en onderwijs dragen we allemaal bij aan de ontwikkeling van onze studenten, onze organisatie en de maatschappij. We willen een leergemeenschap zijn waar diversiteit wordt gezien als kracht en waar we met elkaar inclusie bevorderen.

Hogeschool Leiden. Gezien en gehoord.

Wat je meebrengt als Managementassistent Bestuursbureau

Je bent een ervaren professional die gemakkelijk schakelt in een bestuurlijke omgeving. Je denkt proactief mee, behoudt overzicht en signaleert snel wat nodig is. Je werkt nauwkeurig, hebt oog voor detail en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie. Communicatief sterk en stressbestendig, je weet prioriteiten te stellen, zelfs onder druk. Daarnaast heb je:

• een afgeronde (secretariële) opleiding;
• hbo werk- en denkniveau;
• ervaring in een vergelijkbare rol binnen een bestuurlijke omgeving;
• uitstekend kennis van MS Office en het werken met SharePoint.

Is je interesse gewekt?

Solliciteer dan via de sollicitatieknop vóór 05 december 2024. Vragen over de vacature? Laat het weten aan Lennart van der Plas, Adviseur Bestuursbureau via plas.vd.le@hsleiden.nl of 0643145876.

Goed om te weten:

• de interne/externe sollicitatieprocedure loopt tegelijk. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang;
• voordat je bij ons in dienst komt, lever je een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan;
• werk je bij een bureau en wil je een kandidaat voorstellen voor deze vacature bij Hogeschool Leiden? Bedankt, maar hier gaan we niet op in. We werven onze nieuwe collega graag zelf.