Wat ga je doen als Medewerker Onderwijsadministratie

Als medewerker onderwijsadministratie zorg jij ervoor dat onze studievoortgangsadministratie tot in de puntjes klopt. Jij richt onderwijsprogramma’s in, houdt ze actueel en vertaalt de plannen van opleidingen naar correcte gegevens in ons studentinformatiesysteem Osiris. Zo draag je direct bij aan een soepel verloop van het studieproces voor studenten én collega’s.

Je adviseert daarnaast bijvoorbeeld over de inrichting van een specialisatie binnen een onderwijsprogramma, of over de manier waarop het studieprogramma van een individuele student het best kan worden vormgegeven. Daarbij sta je stevig in je schoenen: je bewaakt verschillende belangen binnen de hogeschool en weet zorgvuldig af te wegen wat nodig is voor kwaliteit en duidelijkheid. Jouw werkzaamheden:

Inrichten en onderhouden van onderwijsprogramma’s in Osiris;
Adviseren van opleidingsmanagers, examencommissies en andere betrokkenen over administratieve keuzes en de gevolgen daarvan;
Inschrijven van studenten voor onderwijs en toetsen;
Afhandelen van verzoeken van opleidingen en examencommissies;
Controleren en laten opmaken van getuigschriften;
Deelnemen aan SVA-gerelateerde projecten en overleggen binnen de hogeschool;
Proactief signaleren van verbetermogelijkheden in processen en kwaliteit.

Jouw werkplek

Je werkt in een klein, hecht team waarin samenwerking en collegialiteit vanzelfsprekend zijn. Als contactpersoon voor verschillende opleidingen sta je midden in de organisatie. Je stemt casussen en processen af met je teamleden, zodat verbeteringen in kwaliteit en werkwijze samen tot stand komen. Je hebt veel contact met collega’s van de opleidingen, zoals kwaliteitscoördinatoren, maar ook met collega’s van Applicatiebeheer Osiris en de dienst Onderwijs, Onderzoek & Studentzaken (OO&S). Samen zorgen jullie ervoor dat studenten en docenten kunnen rekenen op een goed georganiseerde en betrouwbare onderwijsadministratie. In het team werk je zelfstandig, maar er is ook echt aandacht voor elkaar. We vragen niet alleen hoe het met het werk gaat, maar ook hoe het met jóu gaat. En naast het harde werken is er ruimte voor gezelligheid — zo zijn we als team samen naar een concert en een avondje comedy geweest.

Wat we jou bieden als Medewerker Onderwijsadministratie

Bij ons draait het om jouw werkplezier en ontwikkeling. Daarom bieden we jou:

een fulltime bruto salaris tussen de € 3.311,92 en € 4.376,46 per maand, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (op basis van schaal 8, cao-hbo);
een contract voor 30-34 uur per week, eerst voor 1 jaar met uitzicht op verlenging;
tot wel 53 vakantiedagen per jaar bij een werkweekvariant van 40 uur;
8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering;
een gezonde werk-privébalans waarbij hybride werken mogelijk is;
een gunstige pensioenregeling via ABP, collectieve ziektekostenverzekering en (betaald) ouderschapsverlof;
diverse cursussen via ons loopbaan- en vitaliteitsplatform.

Wil je meer weten? Lees via deze link meer over onze arbeidsvoorwaarden.

Over Hogeschool Leiden

Bij Hogeschool Leiden zien we wie je bent. We gaan met je in gesprek over wat jij nodig hebt om prettig te werken en je te ontwikkelen als professional. We geloven dat een persoonlijke benadering het verschil maakt. Samen met studenten en werkveldpartners vormen we een betrokken netwerk. Met praktijkgericht onderzoek en onderwijs dragen we bij aan de ontwikkeling van studenten, de organisatie en de maatschappij.

We streven naar een diverse en inclusieve werkomgeving, waar iedereen zich welkom voelt en kan bijdragen. We moedigen sollicitaties aan van iedereen die zich in deze functie herkent, ongeacht achtergrond, genderidentiteit, leeftijd of beperking.
Hogeschool Leiden: Gezien en gehoord.

Wat je meebrengt als Medewerker Onderwijsadministratie

Je houdt ervan als alles klopt, ook als het werk complex wordt. Je ziet snel waar processen beter kunnen en pakt dat op met een praktische blik. Als klantgerichte gesprekspartner geef je met vertrouwen advies aan collega’s. Je werkt graag samen, denkt mee over verbeteringen en voelt je verantwoordelijk voor een goede organisatie van het werk. Daarnaast heb je:

Hbo-werk- en -denkniveau;
Handigheid met ICT; kennis van Osiris of een vergelijkbaar studentinformatiesysteem is een pluspunt;
Ervaring of affiniteit met het hoger onderwijs,

Is je interesse gewekt?

Solliciteer dan via de sollicitatieknop vóór 13 november 2025. En zet voor de zekerheid alvast 19 november in je agenda, want dan zijn de eerste kennismakingsgesprekken gepland.
Vragen over de vacature? Laat het weten aan Vera Valentijn, Manager Onderwijsondersteuning en Studentinschrijving, via valentijn.v@hsleiden.nl of 06 48133949. Goed om te weten:

de interne/externe sollicitatieprocedure loopt tegelijk. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang;
een online screening, assessment en referentiecheck kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces;
voordat je bij ons in dienst komt, lever je een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan;
werk je bij een bureau en wil je een kandidaat voorstellen voor deze vacature bij Hogeschool Leiden? Bedankt, maar hier gaan we niet op in. We werven onze nieuwe collega graag zelf.